Privacyverklaring

Wie wij zijn

TrustMail is een handelsnaam van Pelgröm Vastgoed, Lease & Advies (eenmanszaak), Holterweg 150, 7437 TG Bathmen. KvK-nummer 08073247, btw-id NL001378421B02.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens in deze verklaring. Vragen over privacy stuur je naar info@pelgromvastgoed.nl.

Gebruik je TrustMail voor de mailboxen van je organisatie, dan verwerken wij die mail in opdracht van je organisatie. Daarvoor geldt ook onze verwerkersovereenkomst op trustedmail.nl/verwerkersovereenkomst.

Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: je e-mailadres, je taalkeuze, je quarantainetermijn en je persoonlijke aanvraaglink.
• Toegang tot je mailbox: de toegangssleutels die Google of Microsoft ons geeft. Bij een IMAP-mailbox je inloggegevens; het wachtwoord bewaren we versleuteld.
• Vertrouwde afzenders: e-mailadressen en namen van afzenders die je vertrouwt, en per afzender de instelling voor de echtheidscontrole.
• Aanvragen van bedrijven: de bedrijfsnaam, het afzenderadres en de reden die een bedrijf opgeeft als het je wil mailen.
• Abonnement: je klantnummer bij Stripe, de status en de looptijd van je abonnement en het aantal mailboxen. Je betaalgegevens verwerkt Stripe; die zien en bewaren wij niet.
• Contactformulier: je naam, je e-mailadres en je bericht.
• Websitebezoek: anonieme bezoekersstatistieken, zonder cookies. We tellen hoeveel mensen de site bezoeken en hoeveel er een account, een mailbox of een abonnement nemen. Om een bezoeker maar één keer per dag te tellen, maken we van het IP-adres een code die er niet naar terug te rekenen is en die elke dag verandert. Het IP-adres zelf bewaren we hiervoor niet.

Wat TrustMail met je mail doet

Bij elke nieuwe mail kijkt TrustMail naar de afzender, de datum en de technische kenmerken waaraan je ziet of een mail echt is, zoals de digitale handtekening (DKIM). Voor die controle kan TrustMail een bericht kort volledig inlezen. Op basis van de uitkomst verplaatst TrustMail de mail naar een map of label in je eigen mailbox.

De inhoud van je mail slaan we niet op. Mensen lezen je mail niet mee. We verkopen geen gegevens, gebruiken ze niet voor reclame en niet om AI-modellen te trainen.

Om fouten op te sporen komen afzenderadressen en de uitkomst van de controle kort in technische logbestanden te staan. Om te herkennen welke mail jij zelf tussen je inbox en Quarantaine sleept, onthoudt TrustMail van mail die hij naar Quarantaine verplaatst het technische kenmerk (de Message-ID) en de afzender.

Gegevens van Google

Het gebruik door TrustMail van gegevens die we via Google API's ontvangen, voldoet aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen voor Limited Use. We gebruiken Gmail-gegevens alleen om de functies van TrustMail te leveren die je in de app ziet.

Waarom we deze gegevens verwerken

• Om de dienst te leveren die je afneemt: je mailbox controleren, je instellingen bewaren en je abonnement beheren (uitvoering van de overeenkomst).
• Om onze administratie te bewaren zoals de wet dat eist (wettelijke plicht).
• Om je vragen via het contactformulier te beantwoorden, misbruik te voorkomen en fouten op te lossen (gerechtvaardigd belang).

Met wie we gegevens delen

We schakelen deze diensten in. Zij verwerken gegevens alleen voor ons en volgens onze afspraken, behalve waar hieronder anders staat:

• Vercel: hosting van de website en de app, op servers in Frankfurt, en anonieme bezoekersstatistieken (Vercel Web Analytics).
• Supabase: de database, op servers in Ierland.
• Stripe: rekent je abonnement als verkoper af en regelt de btw (in de betaalpagina staat 'Verkocht via Link'). Voor de betaling is Stripe ook zelf verantwoordelijk voor je gegevens, volgens het privacybeleid van Stripe en Link. Voor Europese klanten is dat Stripe Payments Europe in Ierland.
• Resend: het versturen van mail namens TrustMail, op servers in Ierland.
• Google en Microsoft: alleen om bij je eigen mailbox te komen, waar je zelf een account hebt.

Een deel van deze bedrijven is Amerikaans. Komen gegevens buiten de Europese Unie, dan gebeurt dat met de waarborgen die de wet vraagt, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. We verkopen geen gegevens aan anderen.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Account, vertrouwde afzenders en aanvragen: zolang je account bestaat.
• Toegang tot een mailbox: tot je de mailbox ontkoppelt; dan verwijderen we de toegangssleutels van die mailbox en trekken we de toegang van TrustMail bij Google in.
• Na het opzeggen of verwijderen van je account verwijderen we je gegevens binnen 30 dagen, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
• Gegevens voor de administratie, zoals facturen en betalingen: 7 jaar, omdat de belastingwet dat eist.
• Berichten via het contactformulier: tot uiterlijk 1 jaar nadat je vraag is afgehandeld.
• Bezoekersstatistieken: 13 maanden.
• Technische logbestanden: hooguit enkele dagen.
• Een onherkenbaar gemaakte vingerafdruk van je IP-adres, om misbruik van de formulieren tegen te gaan: hooguit 1 dag.

Cookies

TrustMail gebruikt alleen functionele cookies: om je ingelogd te houden, om je taalkeuze te onthouden en, heel kort, om een nieuwe mailbox aan je account te koppelen. We gebruiken geen cookies om je te volgen of voor statistieken. Daarom vragen we hiervoor geen toestemming.

Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld. IMAP-wachtwoorden en de toegangssleutels van Google en Microsoft bewaren we versleuteld. Ze staan alleen op onze server en alleen onze server kan bij de database. We beperken de gegevens tot wat nodig is om TrustMail te laten werken.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen. Je kunt ook vragen om je gegevens mee te nemen naar een andere dienst, of bezwaar maken tegen een verwerking. Je account met alle gegevens verwijderen kun je ook zelf doen, met Account verwijderen onderaan je overzicht. Voor de andere verzoeken stuur je een bericht naar info@pelgromvastgoed.nl. We reageren binnen een maand.

Je kunt de toegang van TrustMail tot je mailbox ook zelf intrekken: door de mailbox te ontkoppelen op je dashboard, of in de beveiligingsinstellingen van je Google- of Microsoft-account.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Verandert TrustMail, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan zie je wanneer dat voor het laatst is gebeurd.